1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ
Η ΑΡΘΡΩΣΙΣ ΑΕ, που εδρεύει στην Μεταμόρφωση (Πάρνηθος 44), με ΑΦΜ 082899566 (στο εξής «Εταιρία») τηρεί όλα τα μέτρα και τις υποχρεώσεις που αφορούν στην εφαρμογή των διατάξεων του Ν. 4990/2022 για την προστασία προσώπων που αναφέρουν παραβιάσεις ενωσιακού δικαίου .
2. ΟΡΙΣΜΟΙ
«Αναφορά»: η προφορική ή γραπτή ή μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας παροχή πληροφοριών, σχετικά με παραβιάσεις ενωσιακού δικαίου:
«Εσωτερική αναφορά»: η προφορική ή γραπτή ή μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας παροχή πληροφοριών σχετικά με παραβιάσεις προς τον Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (στο εξής Υ.Π.Π.Α.) μιας νομικής οντότητας του δημοσίου ή του ιδιωτικού τομέα.
«Εξωτερική αναφορά»: η προφορική ή γραπτή ή μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας παροχή πληροφοριών σχετικά με παραβιάσεις στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας (στο εξής Ε.Α.Δ.).
«Αναφέρων»: το πρόσωπο, το οποίο αναφέρει ή αποκαλύπτει πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις τις οποίες απέκτησε στο πλαίσιο της εργασίας του.
«Αναφερόμενος»: φυσικό ή νομικό πρόσωπο, το οποίο κατονομάζεται στην εσωτερική ή εξωτερική αναφορά ή στη δημόσια αποκάλυψη ως πρόσωπο στο οποίο αποδίδεται η παραβίαση ή που σχετίζεται με το πρόσωπο στο οποίο αποδίδεται η παραβίαση που εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής του παρόντος.
«Αντίποινα»: οποιαδήποτε άμεση ή έμμεση πράξη ή παράλειψη, η οποία συμβαίνει εντός του εργασιακού πλαισίου, προκαλεί ή ενδέχεται να προκαλέσει αδικαιολόγητη ζημία στον αναφέροντα, ή να τον θέσει σε μειονεκτική θέση, και συνδέεται με εσωτερική ή εξωτερική αναφορά ή δημόσια αποκάλυψη.
«Βάσιμοι λόγοι»: η δικαιολογημένη πεποίθηση προσώπου, με παρόμοιες γνώσεις, εκπαίδευση και εμπειρία με τον αναφέροντα, ότι οι πληροφορίες που διαθέτει είναι αληθείς και συνιστούν παραβίαση του ενωσιακού δικαίου, που εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής του παρόντος.
«Δημόσια αποκάλυψη»: η απευθείας διάθεση πληροφοριών στο κοινό σχετικά με παραβιάσεις.
«Απαράδεκτη Αναφορά»: α) η Αναφορά που αναφέρεται σε παραβίαση που δεν εμπίπτει στην παρούσα Πολιτική, β) η Αναφορά που δεν είναι σαφής, ορισμένη, πλήρης και εμπρόθεσμη, γ) η Αναφορά που είναι κακόβουλη, επιπόλαιη/ υπερβολική και επαναλαμβανόμενη.
Ανωνυμία: η κατάσταση κατά την οποία η ταυτότητα της πηγής των πληροφοριών ή της αναφοράς, δεν είναι γνωστή στον αποδέκτη.
3. ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ
Η παρούσα Πολιτική αφορά όλο το προσωπικό της Εταιρίας και τους συνεργάτες της, ήτοι εργαζόμενους υποψηφίους, νυν και πρώην, απασχολούμενους με συμβάσεις παροχής ανεξάρτητων υπηρεσιών, μετόχους, πρόσωπα της διοίκησης, ακόμη και εθελοντές.
Η παρούσα Πολιτική εφαρμόζεται σε συνδυασμό με τις λοιπές Πολιτικές και οδηγίες της Εταιρίας προς τους εργαζόμενους/ συνεργάτες της.
4. ΣΚΟΠΟΣ / ΑΡΧΕΣ
Σκοπός της παρούσας Πολιτικής είναι η δημιουργία και εδραίωση ενός περιβάλλοντος εργασίας, το οποίο σέβεται και προστατεύει όσους αναφέρουν παραβιάσεις του ενωσιακού δικαίου εντός της Εταιρίας. Αναλυτικότερα, σκοπός της παρούσας Πολιτικής είναι η δημιουργία ενός σαφούς και απλουστευμένου συστήματος εσωτερικής αναφοράς παραβιάσεων ενωσιακού δικαίου, καθώς κι η προστασία των προσώπων που αναφέρουν τις εν λόγω παραβιάσεις.
Βασική και απαράβατη αρχή της παρούσας Πολιτικής είναι τόσο η προστασία της ανωνυμίας και της αρχής της εμπιστευτικότητας των στοιχείων των ατόμων που υποβάλλουν ανώνυμες αναφορές όσο κι η διασφάλιση ότι ο επωνύμως αναφέρων δε θα έχει αρνητικές συνέπειες (αντίποινα). Η διατήρηση της εργασιακής σχέσης και της μελλοντικής συνεργασίας με τον αναφέροντα είναι δέσμευση για την Εταιρία μας.
5. ΕΠΙΛΗΨΙΜΕΣ ΣΥΜΠΕΡΙΦΟΡΕΣ
Η παρούσα Πολιτική καλύπτει τις κάτωθι περιπτώσεις παραβιάσεων:
της ενωσιακής νομοθεσίας των δημόσιων συμβάσεων,
των χρηματοπιστωτικών υπηρεσιών, προϊόντων και αγορών, καθώς και της πρόληψης της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας,
της ασφάλειας και της συμμόρφωσης των προϊόντων,
της ασφάλειας των μεταφορών,
της προστασίας του περιβάλλοντος,
της προστασίας από την ακτινοβολία και της πυρηνικής ασφάλειας,
της ασφάλειας των τροφίμων και των ζωοτροφών, καθώς και της υγείας και της καλής μεταχείρισης των ζώων,
της δημόσιας υγείας,
της προστασίας των καταναλωτών,
της προστασίας της ιδιωτικής ζωής και των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα,
της ασφάλειας των συστημάτων δικτύου και πληροφοριών,
των κανόνων της Ένωσης περί ανταγωνισμού και κρατικών ενισχύσεων,
που αφορούν στην εσωτερική αγορά σχετικά με πράξεις που παραβαίνουν τους κανόνες για τη φορολογία των εταιρειών ή διακανονισμούς, σκοπός των οποίων είναι η διασφάλιση φορολογικού πλεονεκτήματος που ματαιώνει το αντικείμενο ή τον σκοπό της εφαρμοστέας νομοθεσίας περί φορολογίας εταιρειών.
Διαφωνίες επί αποφάσεων ή πολιτικών της Διοίκησης, προσωπικά θέματα ή διαφωνίες μεταξύ συναδέλφων ή με προϊστάμενο, καθώς και φήμες δεν καλύπτονται από την παρούσα Πολιτική.
6. ΜΕΤΡΑ ΠΡΟΛΗΨΗΣ
Η Εταιρία επιδεικνύει μηδενική ανοχή στις προπεριγραφείσες παραβιάσεις, λειτουργώντας με εμπιστευτικότητα και σεβόμενη την ανθρώπινη αξιοπρέπεια.
Αναλυτικότερα, η Εταιρία:
– ενθαρρύνει τη διατήρηση εργασιακού κλίματος, όπου ο σεβασμός στην ανθρώπινη αξιοπρέπεια, η συνεργασία και η αλληλοβοήθεια είναι βασικές αξίες,
– τηρεί διαδικασία διαχείρισης αναφορών,
– προβαίνει σε δράσεις για την ευαισθητοποίηση των εργαζομένων σε υγιή πρότυπα συμπεριφοράς,
– εκπαιδεύει το προσωπικό της στις διαδικασίες διαχείρισης σχετικών περιστατικών.
7. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΥΠΟΔΟΧΗΣ & ΕΞΕΤΑΣΗΣ ΑΝΑΦΟΡΩΝ
7.1 Δίαυλοι Επικοινωνίας – Αρμόδια Πρόσωπα
H Εταιρία ορίζει ως Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (στο εξής ΥΠΠΑ) εντός της επιχείρησης, αρμόδιο για να καθοδηγεί και να ενημερώνει τους εργαζομένους για τη δυνατότητα υποβολής αναφοράς εντός της επιχείρησης, σχεδιάζει και συντονίζει επιμορφωτικές δράσεις σχετικά με τη δεοντολογία και την ακεραιότητα, παραλαμβάνει και χειρίζεται με εχεμύθεια τις σχετικές αναφορές, τον Επικεφαλής του Τμήματος Προσωπικού της Εταιρίας στον οποίο μπορούν να απευθύνονται οι εργαζόμενοι για τα σχετικά θέματα. Ο ΥΠΠΑ δεσμεύεται με Δήλωση Εμπιστευτικότητας και Εχεμύθειας αναφορικά με τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που δύνανται να περιέλθουν σε γνώση του κατά την ενάσκηση των εν λόγω καθηκόντων του.
7.2 Έρευνα & Εξέταση των Αναφορών με Αμεροληψία & Προστασία της Εμπιστευτικότητας των Προσωπικών Δεδομένων των Αναφερόντων
Η παραλαβή, έρευνα και διαχείριση των αναφορών διεξάγεται άμεσα και με αμεροληψία, με τρόπο που σέβεται την ανθρώπινη αξιοπρέπεια και διασφαλίζοντας την προστασία της εμπιστευτικότητας και των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα των αναφερόντων και των αναφερόμενων.
• Υποβολή: Η εσωτερική αναφορά υποβάλλεται ως εξής:
Ταχυδρομικά
ΑΡΘΡΩΣΙΣ ΑΕ – Πάρνηθος 44, Μεταμόρφωση, Αθήνα – Υπόψη: κ. Όστρια Παναγιώτη
Τηλέφωνο επικοινωνίας
210 – 2841006 (εσωτ. 322)
Προσωπική συνάντηση
Μετά από σχετική αίτηση του αναφέροντος προσώπου κι εντός εύλογου χρονικού διαστήματος
Περίληψη της αναφοράς, χωρίς, όμως, να ταυτοποιούνται ο αναφέρων και ο αναφερόμενος ενδέχεται να κοινοποιηθεί στη Διοίκηση της Εταιρίας.
Η Εταιρία ενθαρρύνει τα αναφέροντα πρόσωπα να παρέχουν όσο το δυνατόν περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τις ανησυχίες τους, αναγνωρίζοντας, βέβαια, ταυτόχρονα ότι ο ρόλος τους δεν είναι να διερευνήσουν την αναφορά.
Όπου είναι εφικτό, συνιστάται η παροχή των ακόλουθων πληροφοριών:
– περιγραφή της φερόμενης παράβασης,
– πληροφορίες που υποστηρίζουν τον ισχυρισμό π.χ. ηλεκτρονική αλληλογραφία και φωτογραφίες).
• Παραλαβή: Ο ΥΠΠΑ παραλαμβάνει αναφορές σχετικά με παραβιάσεις και βεβαιώνει την παραλαβή της αναφοράς στον αναφέροντα εντός επτά (7) εργάσιμων ημερών από την ημέρα παραλαβής.
Ειδικά για τις προφορικές αναφορές, όταν ένα πρόσωπο ζητήσει συνάντηση με τον ΥΠΠΑ για να υποβάλει αναφορά, με την επιφύλαξη της συναίνεσης του αναφέροντος, τηρούνται πλήρη και επακριβή πρακτικά της συνάντησης σε σταθερή και ανακτήσιμη μορφή που συντάσσονται από τον ΥΠΠΑ, παρέχοντας στον αναφέροντα τη δυνατότητα να επαληθεύσει, να διορθώσει και να συμφωνήσει με τα πρακτικά της συνάντησης, υπογράφοντάς τα. Σε περίπτωση άρνησης υπογραφής των πρακτικών γίνεται σχετική μνεία από τον ΥΠΠΑ.
• Θέση στο Αρχείο: Εφόσον η αναφορά είναι (i) ακατάληπτη ή (ii) υποβάλλεται καταχρηστικά ή (iii) δεν αφορά παραβίαση του ενωσιακού δικαίου ή (iv) δεν συντρέχουν σοβαρές ενδείξεις για τέτοια παραβίαση, ο ΥΠΠΑ δύναται να περατώνει τη διαδικασία, θέτοντας τη σχετική αναφορά στο αρχείο. Η σχετική απόφαση αρχειοθέτησης κοινοποιείται στον αναφέροντα, ο οποίος έχει το δικαίωμα επανυποβολής στην Ε.Α.Δ. με τη διαδικασία του εξωτερικού διαύλου αναφοράς.
Προκειμένου να επιληφθεί της αναφοράς, ο ΥΠΠΑ δύναται να επικουρείται από αρμόδια όργανα της Εταιρείας ή αρμόδιους, κατά περίπτωση, φορείς, και, όταν κρίνεται σκόπιμο, από εξωτερικούς συμβούλους/συνεργάτες και δη Νομικό Σύμβουλο, που ειδικεύονται στον τομέα των Αναφορών, η συμμετοχή των οποίων συμβάλλει στην επαλήθευση της εν λόγω Αναφοράς, διασφαλίζοντας την εμπιστευτικότητα της ταυτότητας του Αναφέροντος και κάθε τρίτου που κατονομάζεται στην Αναφορά, εμποδίζοντας την πρόσβαση σε αυτή σε μη εξουσιοδοτημένα πρόσωπα, και, όπου είναι δυνατόν, φροντίζοντας για την ανωνυμοποίηση τυχόν προσωπικών δεδομένων που περιλαμβάνονται στην Αναφορά.
• Παρακολούθηση: Ο ΥΠΠΑ παρακολουθεί τις αναφορές και διατηρεί επικοινωνία με τον αναφέροντα και, εφόσον απαιτείται, ζητά περαιτέρω πληροφορίες από αυτόν. Επιπλέον, προβαίνει στις απαραίτητες ενέργειες, προκειμένου να επιληφθούν της αναφοράς τα αρμόδια όργανα της Εταιρίας ή οι αρμόδιοι κατά περίπτωση φορείς.
• Ολοκλήρωση: Οι ενέργειες που αναλαμβάνονται για την διαχείριση μίας αναφοράς πρέπει να ολοκληρώνονται μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα, το οποίο δεν υπερβαίνει τους 3 μήνες από τη βεβαίωση παραλαβής, ή αν δεν έχει αποσταλεί βεβαίωση στον αναφέροντα, τους 3 από το πέρας των 7 εργάσιμων ημερών από την υποβολή της αναφοράς. Ο ΥΠΠΑ ενημερώνει σχετικά τον αναφέροντα για τις ενέργειες που αναλήφθηκαν.
Μετά την ολοκλήρωση της φάσης έρευνας και επαλήθευσης των αναφερόμενων γεγονότων, ο ΥΠΠΑ συντάσσει αναφορά που συνοψίζει τις έρευνες που διεξήχθησαν και τα αποδεικτικά στοιχεία που συγκεντρώθηκαν. Τα αποτελέσματα αυτά κοινοποιούνται στα αρμόδια τμήματα της εταιρείας και στους επικεφαλής των εμπλεκόμενων τμημάτων, προκειμένου να καθοριστεί ένα σχέδιο επέμβασης και να αποφασιστεί ποια μέτρα πρέπει να ληφθούν για την προστασία της Εταιρείας, του Αναφέροντος και τυχόν άλλων εμπλεκόμενων προσώπων.
8. ΑΝΩΝΥΜΕΣ ΑΝΑΦΟΡΕΣ
Η Εταιρία μας αποδέχεται και ανώνυμες αναφορές, εφόσον, βέβαια, κατά τα λοιπά είναι ορισμένες και τεκμηριώνονται επαρκώς. Ακόμα στις επώνυμες αναφορές, η Εταιρία μας καταβάλλει κάθε δυνατή προσπάθεια για την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που αναφέρονται κι η ταυτότητα του αναφέροντος και του αναφερόμενου κατά τη διερεύνηση του περιστατικού αποκαλύπτεται μόνο στα εξουσιοδοτημένα και αρμόδια πρόσωπα να λαμβάνουν, παρακολουθούν και διερευνούν τις αναφορές.
9. ΑΠΑΓΟΡΕΥΣΗ ΑΝΤΙΠΟΙΝΩΝ ΣΕ ΒΑΡΟΣ ΤΟΥ ΘΙΓΟΜΕΝΟΥ ΠΡΟΣΩΠΟΥ
Απαγορεύονται οποιασδήποτε μορφής αντίποινα σε βάρος των αναφερόντων παραβιάσεις και ιδίως: α) παύση, απόλυση ή άλλα ισοδύναμα μέτρα, β) υποβιβασμός, παράλειψη ή στέρηση προαγωγής, γ) αφαίρεση καθηκόντων, αλλαγή τόπου εργασίας, μείωση μισθού, μεταβολή του ωραρίου εργασίας, δ) στέρηση κατάρτισης, ε) αρνητική αξιολόγηση επιδόσεων ή αρνητική επαγγελματική σύσταση, στ) επίπληξη, επιβολή πειθαρχικού ή άλλου μέτρου, περιλαμβανομένης χρηματικής ποινής, ζ) καταναγκασμός, εκφοβισμός, παρενόχληση ή περιθωριοποίηση, η) διάκριση ή άδικη αντιμετώπιση, θ) μη μετατροπή σύμβασης προσωρινής απασχόλησης σε μόνιμη, ι) μη ανανέωση ή πρόωρη διακοπή σύμβασης προσωρινής απασχόλησης, ια) σκόπιμη βλάβη, περιλαμβανομένης προσβολής της φήμης, ιδίως στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, ή οικονομική ζημία, περιλαμβανομένης επιχειρηματικής ζημίας και απώλειας εισοδήματος, ιβ) καταχώριση σε λίστα ανεπιθύμητων («μαύρη λίστα»), βάσει τομεακής ή κλαδικής επίσημης ή ανεπίσημης συμφωνίας, που μπορεί να συνεπάγεται ότι το πρόσωπο δεν πρόκειται να βρει θέση εργασίας στον τομέα ή στον κλάδο στο μέλλον, ιγ) πρόωρη διακοπή ή ακύρωση σύμβασης για εμπορεύματα ή υπηρεσίες, ιδ) ανάκληση ή ακύρωση διπλώματος ή αδείας, ιε) παραπομπή για ψυχιατρική ή ιατρική παρακολούθηση, ιστ) άρνηση ή στέρηση παροχής εύλογων προσαρμογών σε άτομα με αναπηρία.
10. ΕΞΩΤΕΡΙΚΗ ΑΝΑΦΟΡΑ
Τα πρόσωπα που αναφέρουν παραβιάσεις του ενωσιακού δικαίου μπορούν είτε να επανυποβάλλουν στον εξωτερικό δίαυλο αναφοράς αναφορές, που ήδη έχουν κατατεθεί σε εσωτερικούς διαύλους, είτε να υποβάλλουν τις αναφορές τους απευθείας στον εξωτερικό δίαυλο αναφοράς.
Ως ενιαίος εξωτερικός δίαυλος αναφοράς για όλες τις κατηγορίες αναφορών ανεξαρτήτως είδους ή φορέα καθιερώνεται έτσι από τον Νόμο η Εθνική Αρχή Διαφάνειας («ΕΑΔ»)
11. ΠΡΟΣΩΠΙΚΑ ΔΕΔΟΜΕΝΑ
Κάθε επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα στο πλαίσιο της παρούσας Πολιτικής λαμβάνει χώρα σύμφωνα με την εθνική και ευρωπαϊκή νομοθεσία για τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σε συνδυασμό και με τις σχετικές Πολιτικές της Εταιρίας μας. Τα δεδομένα όλων όσων εμπλέκονται στην εκάστοτε αναφορά, προστατεύονται και δεν αποκαλύπτονται σε οποιονδήποτε τρίτο πέρα από τα εξουσιοδοτημένα μέλη του προσωπικού που είναι αρμόδια να λαμβάνουν, ή να παρακολουθούν τις αναφορές, εκτός αν συγκατατεθεί σχετικά ο αναφέρων. Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που περιλαμβάνονται σε αναφορές, υπόκεινται σε επεξεργασία αποκλειστικά και μόνο σε σχέση με την εκάστοτε αναφορά και προκειμένου αρχικά να εξακριβωθεί η βασιμότητα της και εν συνεχεία να διερευνηθεί το περιστατικό που αναφέρεται.
Κατ’ εξαίρεση, αποκαλύψεις στο πλαίσιο ερευνών αρμόδιων αρχών ή στο πλαίσιο δικαστικών διαδικασιών λαμβάνουν χώρα νομίμως αφού προηγηθεί έγγραφη ενημέρωση του αναφέροντος σχετικά με τους λόγους αποκάλυψης της ταυτότητάς του και λοιπών εμπιστευτικών στοιχείων.
Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που εμπεριέχονται σε αναφορά, αλλά δε σχετίζονται με αυτήν, διαγράφονται εντός εύλογου χρόνου.
Ο ΥΠΠΑ επεξεργάζεται μόνο τα δεδομένα που είναι απαραίτητα για τη διερεύνηση της αναφοράς, τα οποία και διατηρεί για χρονικό διάστημα πέντε (5) ετών, εκτός κι αν συντρέχουν σοβαροί λόγοι που επιβάλλουν τη διατήρηση τους για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα, όπως εκκρεμείς δικαστικές διαδικασίες, οπότε ο χρόνος διατήρησής τους θα παρατείνεται στα είκοσι (20) έτη.
Κάθε αναφέρων ή αναφερόμενος ή και εμπλεκόμενος σε αναφορά μπορεί ανά πάσα στιγμή να επικοινωνεί με την Εταιρία για να ασκήσει τα προβλεπόμενα από το Γενικό Κανονισμό για την Προστασία των Δεδομένων δικαιώματά του (άρθρα 15-22), όπως, μεταξύ άλλων, πρόσβαση στα δεδομένα του (προκειμένου να γνωρίζει ποια δεδομένα του και για ποιο λόγο επεξεργάζεται η Εταιρία, καθώς και τους αποδέκτες αυτών), ενημέρωση, τροποποίηση των δεδομένων του, στις περιπτώσεις που ορίζει ο νόμος, περιορισμό της επεξεργασίας δεδομένων του, διαγραφή των δεδομένων του κ.λπ.-